電話禮儀基本守則（以台灣地區常見標準為主）包括：

  • 接聽電話時限：電話鈴聲響起後，應於3至5聲內接聽，避免讓對方久等。
  • 問候語與自我介紹：接聽時應清晰報明單位名稱及自己姓名，並以禮貌問候語開場，如「您好」、「早安」等，例：「○○單位您好，我是○○，很高興為您服務」。
  • 確認對方身分：若對方未主動說明身分，應禮貌詢問對方姓名，並以尊稱稱呼，避免冒然下結論或打斷對方談話。
  • 語氣與態度：保持聲音大小適中，語調謙和有禮，避免粗暴或不耐煩的語氣，展現親切與誠懇。
  • 專心聆聽：注意對方談話內容，避免中途搶話，並確認需求以利後續處理。
  • 避免同時接多通電話：一次只接一通電話，避免讓對方等待或感到不被重視。
  • 長話短說：電話非聊天工具，應以有效率的方式達成溝通目的，避免佔用電話線過久。

通話結束的禮貌方式：

  • 結束前詢問是否還有其他需求，例如：「請問您還需要其他服務嗎？」。
  • 表達感謝，如「謝謝您的來電」或「感謝您的配合」。
  • 等待對方先掛斷電話，再由自己掛斷，這是較為禮貌的做法；若對方超過3秒未掛斷，可先行掛斷。
  • 通話結束語應禮貌周到，給對方良好印象，並確保後續有適當的跟進行動。

以上守則有助於提升電話溝通的專業度與服務品質，並符合台灣公私部門普遍推行的電話禮儀標準。