在台灣職場中，電話禮儀與溝通規範主要強調以下幾點：

  • 接電話時限時且禮貌：應於電話鈴響三聲內接聽，接聽時先報單位名稱與姓名，並以禮貌用語問候，如「中小企業處，你好」或「我是○○○，你好」。

  • 語氣與態度：聲音大小適中，語調謙和有禮，避免粗暴或不耐煩的語氣，接電話時不可邊吃東西邊講話，保持清晰與專注。

  • 轉接電話規範：轉接時應先告知對方「請稍候，我將為您轉接」，並說明轉接的分機號碼或承辦人姓名，轉接後要確認電話是否成功接通，避免讓電話鈴聲響不停。

  • 處理非自己業務的來電：應迅速轉接給承辦同仁，並告知對方承辦人姓名與分機號碼，避免讓來電者等待或無人接聽。

  • 來電者不在時的應對：應告知對方該人去處（如開會、公出、請假等），不可簡單回覆「不在」或「下班了」後掛斷，並記錄來電者姓名、電話及聯絡事項，儘速轉告並回電。

  • 結束電話禮貌用語：掛電話前應確認對方是否已掛斷，並以禮貌語句結束，如「還有其他問題需要為您服務嗎？」「謝謝您的來電，再見」。

這些規範有助於建立專業且親切的職場形象，提升溝通效率與服務品質，符合台灣公務及企業單位的電話禮貌標準。